Rekisteriseloste/tietosuojaseloste:

TIETOSUOJA

Laadittu 7.10.2024

1. Rekisterinpitäjä

ELLI Early Learning Oy

Y-tunnus: 0727136-4

Osoite: Metsäläntie 20,

00320 Helsinki

s-posti: elli@ellinkauppa.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Oona Mutikainen, tuotepäällikkö

s-posti: [email protected]

puh: 0414574489

3. Rekisterien nimet

• Verkkokaupan tilaustiedot ja laskutusjärjestelmän tiedot: Tilauksesi toimituksen ja laskutuksen kannalta olennaiset tiedot (Nimi, sähköposti, puhelinnumero, toimitusosoite, mahdollinen erillinen laskutusosoite). Tilauksen tiedot syötetään verkkokauppaan, josta ne siirretään laskutusta ja kirjanpitoa varten laskutusjärjestelmään.
• Uutiskirjeen tilaajalista: Nimi, sähköposti, minkälaisia uutiskirjeitä haluat meiltä vastaanottaa. Jos sähköpostiin ei saada yhteyttä, Mailchimp arkistoi sähköpostiosoitteen automaattisesti. Voit poistua uutiskirjeen tilaajista milloin tahansa klikkaamalla viestin alaosassa olevaa peruutus-linkkiä.
• Sähköpostiarkisto. Asiakkaiden meille sähköpostilla lähettämät tilaukset sekä kyselyt.

4. Oikeusperuste, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja niiden säilytys

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on asiakassuhteen tai palvelun toiminnan kannalta välttämättömät perusteet sekä rekisterin tarve sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

Asiakassuhteiden ylläpito, laskutus, sivuston ja palvelun toiminnan kannalta välttämättömät tiedot tai esimerkiksi markkinointi. Kerättyjä tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat esimerkiksi.

Aina vain sinun itsesi meille toimittamat tiedot, joita tarvitaan palvelumme toteuttamiseen ja laskuttamiseen. Joitain julkisia tietoja, kuten y-tunnus ja sähköinen laskutusosoite, voidaan hakea rekisteriin internetistä profiilin täydentämiseksi laskutusta varten.

Nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit eri palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot sekä kaikki muut sivuston tai palvelumme kannalta tarpeelliset tiedot.

Poistamme rekisteristä tarpeettomat tiedot, kun niiden säilytykselle ei ole enää tarkoituksenmukaista syytä. Yleensä viimeistään kuuden (6) vuoden sisällä.

Esimerkiksi asiakasrekisteristä poistamme tietosi, kun asiakassuhde ei ole ollut aktiivinen neljän (4) vuoden aikana. Sähköpostiarkistostamme poistamme viestisi samaan aikaan.

Voit myös koska tahansa pyytää meitä poistamaan osan tai kaikki tietosi joko jostain tai kaikista rekistereistämme.

Verkkokaupan asiakasrekisteristä kotisivualustan puolelta poistamme tietosi automaattisesti alla olevan säilytysajan jälkeen.

• Asiakastilit, joille ei ole kirjauduttu tai muuten käytetty – 4 vuotta
• Odottavat tilaukset – 2 kuukautta
• Epäonnistuneet tilaukset – 2 kuukautta
• Perutut tilaukset – 6 kuukautta
• Valmistuneet tilaukset – 6 vuotta

Kirjanpitoaineistossa tarvittavat tilaustiedot säilyvät laskutusjärjestelmässämme lain määräämät 6 vuotta.

Huomioi, että voimme poistaa tietosi rekisteristä vain, jos meillä ei ole laillista pakollista syytä säilyttää niitä (kuten esimerkiksi voimassa olevaa sopimusta tai muuta tarkoitusta, jota varten tietojasi tarvitaan toistaiseksi).

6. Säännönmukaiset tietolähteet & rekisterien yhdistäminen

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. kotisivuilla oleville lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa meille tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja säilytetään ensisijaisesti Suomessa tai muualla EU – ETA alueella.

Sähköpostiuutiskirjepalvelu Mailchimp: Sähköpostiuutiskirjelistalle lisätään vain henkilöt, jotka ovat erikseen tilanneet uutiskirjeen. Elli Early Learning on sähköpostiuutiskirjepalvelun ylläpitäjä. Uutiskirjerekisteri sijaitsee Mailchimp-uutiskirjepalvelussa. MailChimp noudattaa EU:n ja Yhdysvaltojen Privacy Shield -järjestelyä, joka määrittelee yhdysvaltalaisten yritysten henkilötietojen keräämistä, käyttöä ja säilyttämistä Euroopan unionin jäsenmaissa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti sekä omissa että ulkoistamissamme palveluissa. Kaikki tiedot on suojattu vähintään salasanan taakse TLS/SSL-suojatuille palvelimille. Kotisivumme ovat kokonaan TLS/SSL-suojattuja.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Muut organisaatiot, joilla on rajoitettu pääsy tietoihimme:

Tilausten toimitustiedot siirtyvät PolarPro Logistiikka Oy:lle (y-tunnus 2971520-2) pakettien lähetystä varten, sekä Netvisoriin laskujen käsittelyä varten. Netvisorissa säilytämme asiakkaidemme laskutustietoja. Verkkokauppamme tekninen tuki (Ratas Design Works Oy 3105892-6 ja Kargo Oy 3206762-1) sekä kirjanpitomme (Tilitoimisto Rantalainen 0362167-0) on ulkoistettu ja näillä palveluntarjoajilla on pääsy järjestelmiimme ja niihin henkilötietoihin, joita on kirjanpidon, teknisen verkkokauppatyön tai muun vastaavat syyn takia tarpeen tutkia

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Halutessasi rekisteriotteen tiedoistasi, niin mainitsethan minkä rekisterin tiedot haluat tarkasteluun. Rekisterien nimet löytyvät dokumentin kohdasta 3.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle.

Oikeuksiasi ovat esimerkiksi:

• oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilötiedot
• oikeus tietojen oikaisemiseen
• oikeus käsittelyn oikeus vastustaa käsittelyä
• oikeus peruuttaa suostumus
• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle